学习商务英语的时候,也会出现英文邮件的相关写作内容。在商务领域特别是外企工作环境中,日常工作沟通都是用英文邮件联系的。如果你不能很好的掌握这项职场技能,就会给人不专业的感觉,印象分会大打折扣。今天就来说说如何写出标准的英文邮件吧!
01
主题
主题要言简意赅并突出重要性。
短的主题可以是一个单词,如:Greetings
长的可以是一个名词性短语
或一个完整的句子(长度最好不要超过35个字母)
举个例子
注意:主题的句首词和专有名词要大写。如:
Application of Reduce Load
关于减少负荷的申请
根据邮件内容是否重要
还可以在开头加上强调词
例如:URGENT或FYR——For Your Reference (供参考)
举个例子
URGENT: Submit your report today!
紧急:今天提交报告!
FYR: More details about tomorrow’s workshop.
仅供参考:明日研讨会的更多细节。
02
称谓
通常以Dear或hi开头,相当于你好
dear的使用不分男女
但是如果已知对方介意或生疏的情况下,可用hi代替
问候后面紧跟的是对方的“First Name”
也就是中国的“名”,而非“姓”
然后再加上英文的逗号
比如说给自己的客户、老板发邮件
就可以用Dear+Miss/Mr./Mrs.+姓
举个例子
如果你的老板姓Lewis,那么开头就可以是:
Dear Mr./Mrs. Lewis.
不知道对方姓名时:
用Dear Sir or Madam。
收件人是一个群体时:
用Dear+群体名称。如:
Dear customers,
亲爱的顾客们,
Dear colleagues,
亲爱的同事们,
写给上级时:
用Dear Manager(尊敬的经理)或Dear Director(尊敬的领导)。
写给关系好的人时:
用Hi+First name,显得更加亲切随意。如:
Hi Tom;Hi everyone;Hey guys.
写给特殊称谓或头衔的人时:
Doctor/Dr.(医生/博士);Professor/Prof.(教授)。
03
正文
1. 阐明来意
在邮件开头阐明写邮件的目的
能让收件人迅速get到重点,并及时回复
根据不同的邮件目的,可使用不同的句式
举个例子
主动给别人写邮件:
可以用I’m writing to...来表明意图。如:
I am writing to inquire the procedures of examination.
我写邮件是想询问一下考核的流程。
表示感谢:可以说
Thank you for all your assistance.
感谢您的帮助。
邮件回复晚了表示道歉:可以说
Apologies for the late reply.
Sorry for the delay.
非常抱歉回复晚了。
2. 邮件主体
正文部分注意,首行要与上下各空出来一行
不要紧跟问候语,对于收件人在看邮件的时候
便于阅读,也更加规范
另外每个英文单词之间要习惯性的输入空格
这个在中文中不常用,大家一点给不要忽略
举个例子
注意:
邮件内容尽量言简意赅,一般不超过5段, 每段不超过5句话。每句话第一个单词首字母要大写。有需要强调的词,可以用星号标注在词语两侧,如*important*。尽量使用书面语, 少用缩写和简写, 避免网络用语和俚语。
如果需要添加附件,可以这样表达:
Please refer to the attached document.
详情请参考附件。
04
结尾
结尾通常需要对收件人再次表示感谢。
英文信件结尾也就是我们说的结束语
最常见的就是Best wishes 和 Best regards
Best Regards也可以用“B&R”缩写代替
举个例子
Thank you for your patience and cooperation.
感谢您的耐心与合作。
Thank you for your kind consideration.
感谢您的理解和支持。
如果期待对方尽快回复,可以说:
If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.
如果有任何问题,可以随时跟我联络。
I’m looking forward to hearing from you.
真诚期待您的回复。
致意部分也要根据对象和场合选择不同的用语。
非常正式的场合
• Respectfully yours
• Yours respectfully
正式的场合
• Very truly yours
• Yours very truly
相对正式的场合
• Sincerely Yours
• Yours sincerely
朋友或同事之间
• Best regards
• With my kindest regards
05
署名
署名的位置在左下角
包括必要的个人信息:姓名、公司、电话、地址等
以方便对方联系,最好不要超过4行
06
邮件中常见的缩略语
举个例子
1.CC: carbon copy 抄送
2.FW:forward 转发
3.Re: reply 回复
4.FYI: for your information 供参考
5.FYR: for your reference 供参考
6. BTW: by the way 顺便问下,顺便提下
7. P.S: postscript 补充说明
8. ASAP: as soon as possible 尽快
9. RSVP: 法语Répondez s’il vous plait, 请回复
10. EOD: end of the day 下班前,比如说EOD Thursday,就是周四下班前
11. TBD, TBC: to be determined/decided/confirmed 待定,比如会议室TBD,就是说会议室还待定的意思
12. OT: overtime 加班
13. N/A: not applicable 表格中有时候不允许空值的话可以填这个
14. Loop in / drop: 比如有封邮件,Grace觉得和谁谁相关,就回复全部,加上loop in 谁谁,相当于@ 一样,drop的话也是觉得谁谁无关,就回复全部说drop谁谁,把那个人移除邮件会话。
15. AFAIK: as far as I know, 据我所知。
16. BR: best regards, 祝好。
17. On annual leave/ business trip: 休年假,出差时往往也发封邮件给相关的同事告知。
18. OOTO: out of the office, 外出不在办公室。
19. NB:Nota Bene,特别注意,划重点。
20. NRN:No Reply Necessary,不用回复(勿回,免回)。
21. OOO:Out of Office,不上班,休假中(有时候也写成OoO)。
22. TBA:To be announced,待通知。
23. IMO:In my opinion,依我之见
24. PCM:please call me, 请给我打电话
25. AL:annual leave,年假
26. BBL:be back later 稍后回来
英文邮件把“主题、称谓、正文、结尾用语、署名”这五大要素搞清楚,还想了解哪些商务英语知识,可以来这里告诉我们。如果您对英语学习感兴趣,想要深入学习,可以了解沪江网校精品课程,量身定制高效实用的个性化学习方案,专属督导全程伴学,扫一扫领200畅学卡。