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如何写出标准英文邮件

时间:2024-07-19 20:47:40 来源:网络 作者:mrcsb 人气:
【导读】:学习商务英语的时候,也会出现英文邮件的相关写作内容。在商务领域特别是外企工作环境中,日常工作沟通都是用英文邮件联系的。如果你不能很好的掌握这项职场技能,就会给人不专业...

学习商务英语的时候,也会出现英文邮件的相关写作内容。在商务领域特别是外企工作环境中,日常工作沟通都是用英文邮件联系的。如果你不能很好的掌握这项职场技能,就会给人不专业的感觉,印象分会大打折扣。今天就来说说如何写出标准的英文邮件吧!

01

主题

主题要言简意赅并突出重要性。

短的主题可以是一个单词,如:Greetings

长的可以是一个名词性短语

或一个完整的句子(长度最好不要超过35个字母)

举个例子

注意:主题的句首词和专有名词要大写。如:

Application of Reduce Load

关于减少负荷的申请

根据邮件内容是否重要

还可以在开头加上强调词

例如:URGENT或FYR——For Your Reference (供参考)

举个例子

URGENT: Submit your report today!

紧急:今天提交报告!

FYR: More details about tomorrow’s workshop.

仅供参考:明日研讨会的更多细节。

02

称谓

通常以Dear或hi开头,相当于你好

dear的使用不分男女

但是如果已知对方介意或生疏的情况下,可用hi代替

问候后面紧跟的是对方的“First Name”

也就是中国的“名”,而非“姓”

然后再加上英文的逗号

比如说给自己的客户、老板发邮件

就可以用Dear+Miss/Mr./Mrs.+姓

举个例子

如果你的老板姓Lewis,那么开头就可以是:

Dear Mr./Mrs. Lewis.

不知道对方姓名时:

用Dear Sir or Madam。

收件人是一个群体时:

用Dear+群体名称。如:

Dear customers,

亲爱的顾客们,

Dear colleagues,

亲爱的同事们,

写给上级时:

用Dear Manager(尊敬的经理)或Dear Director(尊敬的领导)。

写给关系好的人时:

用Hi+First name,显得更加亲切随意。如:

Hi Tom;Hi everyone;Hey guys.

写给特殊称谓或头衔的人时:

Doctor/Dr.(医生/博士);Professor/Prof.(教授)。

03

正文

1. 阐明来意

在邮件开头阐明写邮件的目的

能让收件人迅速get到重点,并及时回复

根据不同的邮件目的,可使用不同的句式

举个例子

主动给别人写邮件:

可以用I’m writing to...来表明意图。如:

I am writing to inquire the procedures of examination.

我写邮件是想询问一下考核的流程。

表示感谢:可以说

Thank you for all your assistance.

感谢您的帮助。

邮件回复晚了表示道歉:可以说

Apologies for the late reply.

Sorry for the delay.

非常抱歉回复晚了。

2. 邮件主体

正文部分注意,首行要与上下各空出来一行

不要紧跟问候语,对于收件人在看邮件的时候

便于阅读,也更加规范

另外每个英文单词之间要习惯性的输入空格

这个在中文中不常用,大家一点给不要忽略

举个例子

注意:

邮件内容尽量言简意赅,一般不超过5段, 每段不超过5句话。每句话第一个单词首字母要大写。有需要强调的词,可以用星号标注在词语两侧,如*important*。尽量使用书面语, 少用缩写和简写, 避免网络用语和俚语。

如果需要添加附件,可以这样表达:

Please refer to the attached document.

详情请参考附件。

04

结尾

结尾通常需要对收件人再次表示感谢。

英文信件结尾也就是我们说的结束语

最常见的就是Best wishes 和 Best regards

Best Regards也可以用“B&R”缩写代替

举个例子

Thank you for your patience and cooperation.

感谢您的耐心与合作。

Thank you for your kind consideration.

感谢您的理解和支持。

如果期待对方尽快回复,可以说:

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.

如果有任何问题,可以随时跟我联络。

I’m looking forward to hearing from you.

真诚期待您的回复。

致意部分也要根据对象和场合选择不同的用语。

非常正式的场合

• Respectfully yours

• Yours respectfully

正式的场合

• Very truly yours

• Yours very truly

相对正式的场合

• Sincerely Yours

• Yours sincerely

朋友或同事之间

• Best regards

• With my kindest regards

05

署名

署名的位置在左下角

包括必要的个人信息:姓名、公司、电话、地址等

以方便对方联系,最好不要超过4行

06

邮件中常见的缩略语

举个例子

1.CC: carbon copy 抄送

2.FW:forward 转发

3.Re: reply 回复

4.FYI: for your information 供参考

5.FYR: for your reference 供参考

6. BTW: by the way 顺便问下,顺便提下

7. P.S: postscript 补充说明

8. ASAP: as soon as possible 尽快

9. RSVP: 法语Répondez s’il vous plait, 请回复

10. EOD: end of the day 下班前,比如说EOD Thursday,就是周四下班前

11. TBD, TBC: to be determined/decided/confirmed 待定,比如会议室TBD,就是说会议室还待定的意思

12. OT: overtime 加班

13. N/A: not applicable 表格中有时候不允许空值的话可以填这个

14. Loop in / drop: 比如有封邮件,Grace觉得和谁谁相关,就回复全部,加上loop in 谁谁,相当于@ 一样,drop的话也是觉得谁谁无关,就回复全部说drop谁谁,把那个人移除邮件会话。

15. AFAIK: as far as I know, 据我所知。

16. BR: best regards, 祝好。

17. On annual leave/ business trip: 休年假,出差时往往也发封邮件给相关的同事告知。

18. OOTO: out of the office, 外出不在办公室。

19. NB:Nota Bene,特别注意,划重点。

20. NRN:No Reply Necessary,不用回复(勿回,免回)。

21. OOO:Out of Office,不上班,休假中(有时候也写成OoO)。

22. TBA:To be announced,待通知。

23. IMO:In my opinion,依我之见

24. PCM:please call me, 请给我打电话

25. AL:annual leave,年假

26. BBL:be back later 稍后回来

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